書類の保管期間の一覧は？
書類の保管期間の一覧は？10年・7年・5年・3年の違い
会社の法定保存文書には法律で定められた明確な期限が存在します。
書類の保管期間の一覧は、企業のコンプライアンス遵守や管理体制の構築において極めて重要です。適切な期間を知ることで、不要な違反リスクを完全に回避し業務効率を高める利益が得られます。
書類の保管期間の一覧と法律ごとの基本ルール
書類の保管期間は、法律や書類の種類によって細かく定められています。
企業や個人事業主が適切に税務や労務管理を行うためには、法定保存文書の正しい期間を把握することが欠かせません。
法律によって求められる保存年限が異なるため、書類を整理する際にはそれぞれの基準を理解しておく必要があります。
ここからは、経理や人事などの主要な区分ごとに具体的な期間を確認していきましょう。
経理・税務関係書類の保管期間
法人税法や消費税法などの税法に基づき、経理に関する書類は長期間の保存が義務付けられています。
計算書類や会計帳簿は10年、取引の証憑書類は7年というのが基本的な目安となります。
10年保存の対象となるのは、貸借対照表や損益計算書などの計算書類および附属明細書、そして総勘定元帳などの会計帳簿および事業に関する重要書類です。
一方、請求書、見積書、契約書、注文書、領収書、預金通帳といった取引証憑書類や源泉徴収簿は7年の保存が求められます。
人事・労務および総務・庶務関係書類の保管期間
労働基準法や会社法などの規定により、人事や労務、総務に関する書類についてもそれぞれ保存期間が設定されています。
会社 書類 保管期間 早見表や内容は多岐にわたり、30年、10年、5年、3年、2年など多段階に分かれているのが特徴です。
例えば、労働者名簿や賃金台帳、雇用契約に関する重要な書類などは、法律の改正や時効の変更に伴い適切な管理が求められます。
契約書 領収書 保存期間 何年の日々の業務で発生する総務・庶務の細かな書類も含め、種類ごとの年限を一覧で確認しておくことがトラブルを防ぐポイントです。
保管期間の起算日と注意すべきポイント
書類の保存期間を数える際、いつからスタートするのかという「起算日」の理解が非常に重要です。
この起算日を誤ると、まだ保存が必要な書類を誤って破棄してしまうリスクが生じます。
経理・税務関係の書類における起算日は、原則として「事業年度の確定申告書の提出期限の翌日」となります。
経理書類 保管期間 起算日の実際の書類作成日や受領日そのものではなく、その期の申告が終わった翌日から年数がカウントされる点に注意が必要です。
また、人事や労務関係の書類では、書類の種類によって「従業員の退職日」や「最後の記入日」が起算点になるケースがあります。日々の実務においては、単に作成からの年数を数えるのではなく、契約書 領収書 保存期間 何年といった個別の基準と合わせて、法律上の正しい起算日を基準に管理カレンダーを作成することをおすすめします。
主要な法定保存文書の期間と分類
企業のバックオフィス業務で取り扱う主な書類について、法律ごとの保存期間と該当する代表的な書類を整理しました。
10年保存書類（経理・会計）
法人税法、会社法などの規定に基づく
貸借対照表、損益計算書、計算書類の附属明細書、総勘定元帳などの会計帳簿
事業年度の確定申告書の提出期限の翌日
7年保存書類（税務・取引証憑）
法人税法および消費税法の保存義務に基づく
請求書、見積書、契約書、注文書、領収書、預金通帳、源泉徴収簿
事業年度の確定申告書の提出期限の翌日
3年〜5年・その他（労務・総務）
労働基準法やその他の関連法令に基づく
賃金台帳、労働者名簿、雇用契約書、各種 3年・5年・30年などの労務書類
退職日や最終記入日など書類の性質により異なる
このように、書類はその性質や法律によって10年、7年、あるいはそれ以外の期間に分かれています。自社で扱う書類がどのカテゴリに属するのかをあらかじめ把握し、ファイリングやデジタル保存を行うことが重要です。経理担当者A氏の書類管理見直しストーリー
中堅メーカーで経理を担当するA氏は、倉庫に山積みになったダンボール箱の処理に頭を悩ませていました。過去何年分の書類が混在しているか分からず、税務調査が入った際に必要な請求書を探すだけで半日を費やすこともありました。
最初はすべての古い書類をまとめて一律で5年目に破棄しようと考えましたが、法律ごとの保存年限を調べずに処分してしまいそうになり、一歩踏みとどまりました。
そこでA氏は、社内のすべての書類を「10年」「7年」「労務関係」に細かく再分類し、それぞれの起算日を一覧表にまとめる作業を始めました。
結果として、不要になった古いチラシや保存期限の切れたメモなどを安全に処分できたうえに、必要な取引証憑は正確に7年間保管できる仕組みが整い、探す時間が大幅に短縮されました。
核心メッセージ
書類の種類ごとの保存年限を把握する計算書類や会計帳簿は10年、請求書や領収書などの取引証憑は7年、人事労務関係は3年〜数十年と、書類によって期間が異なります。
正しい起算日を基準に管理する多くの税務書類では「確定申告書の提出期限の翌日」が起算日になるため、実際の作成日だけでなく申告期日を意識して管理します。
電子帳簿保存法への対応も視野に入れる紙の書類だけでなく、電子データで受領した請求書なども法律に則った保存要件を満たした状態で期間管理を行う必要があります。
追加読書の提案
書類の保管期間の起算日はいつから始まりますか？
経理や税務に関する書類の場合、原則として「事業年度の確定申告書の提出期限の翌日」が起算日となります。人事や労務関係の書類では、退職日や最終の記載日など書類ごとに異なるため注意が必要です。
見積書や注文書は何年間保存する必要がありますか？
見積書や注文書は取引証憑書類に該当するため、原則として7年間の保存が義務付けられています。青色申告を行う個人事業主や法人であるかに関わらず、税法上のルールが適用されます。
個人事業主の場合も法人の書類保管期間と同じですか？
個人事業主の青色申告の場合も、帳簿や決算関連書類は原則7年（一部5年の書類あり）、白色申告の場合は5年など、所得税法や青色申告の要件に基づいた独自の保存期間が定められています。
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