書類の保管期間が3年あるものは？

書類の保管期間 3年 労務: 改正後の期間と選択

書類の保管期間 3年 労務に関する正確な法改正情報を正しく理解することで、現場における管理上の混乱を防ぐことができます。自社の運用ポリシーを確認しながら安全に管理するための重要ポイントをあらかじめ把握しておきましょう。

書類の保管期間が3年あるものは？労務・人事書類の法定保存期間と起算日

法律によって保管期間が3年と定められている、または経過措置として3年とされている主な労務・人事書類には、労働者名簿や雇入れ・解雇・退職に関する書類が含まれます。実務上、企業はこれらの書類を適切に管理し、法令違反やトラブルを防ぐ必要があります。

3年間の保管が必要な主な労務書類の種類

労働基準法などの法律に基づき、3年間の保存期間が設定されている代表的な書類には次のようなものがあります: 労働者名簿: 最後に記入した日が起算日となり、従業員の基本情報や雇用状況を証明する重要書類です。 雇入れ・解雇・退職に関する書類: 退職・解雇・死亡の日が起算日となり、履歴書や雇用契約書、労働条件通知書などが含まれます。 賃金その他労働関係に関する重要書類: タイムカードや残業命令書などがこれに該当します。 災害補償に関する書類: 業務上の災害に関する記録なども対象となります。

保存期間における経過措置と5年への延長

労働基準法の改正により、これらの労務書類の法定保存期間は原則として「5年」に延長されました。ただし、当分の間は経過措置として「3年」とすることが認められているため、実務の現場では3年または5年のどちらで管理すべきか迷う担当者も少なくありません。自社の運用ポリシーや最新の法改正情報を確認しながら、安全に管理することが求められます。

書類管理における注意点と正しい起算日の考え方

書類の保存期間を正しく管理するためには、それぞれの書類に定められた「起算日」を正確に把握することが欠かせません。労働者名簿であれば最終記入日から、退職に関する書類であれば退職日や解雇日、死亡日から計算をスタートします。この起算日を誤ると、法定期限を満たさずに廃棄してしまうリスクがあるため注意が必要です。

労務書類の保存期間における3年と5年の比較

経過措置による3年管理

• 物理的な保管スペースやファイリングの負担を一時的に軽減できる

• 将来的な完全移行を見据えて、早めのシステム対応やルール整備が必要

• 労働基準法の改正に伴う当分の間の経過措置として認められている期間

原則である5年管理

• 法改正に対するコンプライアンスが完全に担保され、将来的なリスクを防げる

• 保管容量の増加やペーパーレス化・電子データの長期保存対策が不可欠

• 労働基準法改正後の原則的な法定保存期間

A社の労務書類管理の見直し事例

従業員50名ほどの製造業を営むA社では、タイムカードや労働者名簿の保管期間をめぐり、3年と5年のどちらで廃棄すべきか総務担当者が頭を悩ませていました。

最初は経過措置の3年を基準に古い書類を次々とシュレッダーにかけていましたが、万が一の未払い賃金トラブルや監査リスクを考慮すると不安が残る状態でした。

そこで社長と総務部長が相談し、すべての重要労務書類を5年間に統一してクラウド上で安全に保管するルールへと変更しました。

結果として、書類を探す手間が減っただけでなく、法改正に対する社内の不安も解消され、安心して日常業務に集中できるようになりました。