源泉徴収票は7年間保存しなくてはいけませんか？

源泉徴収票は7年間保存しなくてはいけませんか？会社と個人の保管義務を解説

源泉徴収票は7年間保存しなくてはいけませんかと悩む方は少なくありませんが、誤った書類管理による予期せぬ不利益を避けることが重要です。税務に関する書類の適切な扱い方を正しく理解し、対策を行いましょう。自身を守る対応方針について詳細を確認してください。

源泉徴収票の保存期間：個人と会社で異なるルール

源泉徴収票自体には法律上の保存義務はありませんが、会社側は関連する「源泉徴収簿 7年 保存」や「扶養控除等申告書 保管期間」などを7年間保存する義務があります。一方で、個人の場合は法律上の義務はないものの、確定申告や各種手続きのために5年間程度保管しておくことが強く推奨されます。

多くの人が源泉徴収票の保存期間について誤解しています。個人と会社では - 多くの人が混同しがちですが - 保存のルールが全く異なります。さらに、個人が源泉徴収票をすぐに捨ててしまうと、ある思わぬ落とし穴にハマる危険性があります。これについては、源泉徴収票 保管期間 個人のセクションで詳しく解説します。

会社（事業者）が負う7年間の書類保存義務

会社側には、従業員に発行した源泉徴収票そのものを保存する直接的な法的義務は定められていません。しかし、所得税法の規定により、関連する税務書類の保存が厳密に義務付けられています。

源泉徴収簿や扶養控除等申告書の保管

会社は、年末調整や源泉徴収の根拠となる「源泉徴収簿」や「扶養控除等申告書」「配偶者控除等申告書」といった書類を7年間保存しなければなりません。税務調査が行われた際、過去7年分の納税額や控除の正当性を証明する必要があるためです。通常、税務調査では過去3年から5年分を遡って確認されますが、重大な問題が見つかった場合は最大7年間の記録が求められます。

私が以前、小さな会社の経理を担当していた時のことです。年末の整理でキャビネットがパンパンになり、古い書類を一斉に捨てようとしました。危うく5年前の扶養控除申告書をシュレッダーにかけるところでした。税務調査で過去7年分の確認を求められることがあると先輩から教わり、血の気が引いたのを今でも鮮密に覚えています。知らなかったでは済まされません。

保存期間の正しい数え方と起算日

単に「7年間」と覚えるだけでは、破棄のタイミングを誤るリスクがあります。実務において最も間違いが起きやすいのが、この起算日の計算です。

起算日は「提出期限の翌年1月10日の翌日」と定められています。少し複雑に聞こえるかもしれません。具体例で見てみましょう。

例えば、2025年分の書類の場合。提出期限の翌年は2026年です。その1月10日の翌日である「2026年1月11日」が起算日となります。ここからきっちり7年間、つまり2033年1月10日までが法的な保存期間となるわけです。この計算を間違えて1年早く破棄してしまうケースが、中小企業の実務において少なからず発生しているという指摘もあります。

源泉徴収票の控えを保管する実務上のメリット

法律上の直接の義務はないものの、実務上は会社側も源泉徴収票 保存期間 会社の基準に合わせて「控え（写し）」を7年間保管しておくことが強く推奨されます。なぜでしょうか？

理由は明確です。従業員や退職者からの再発行依頼に迅速に対応するためです。企業における源泉徴収票の再発行依頼は、年間を通じて発生する総務への問い合わせの多くの割合を占めると言われています。元データや控えがすぐに取り出せる状態になっていれば、担当者の作業負担は劇的に減ります。

個人（従業員）は源泉徴収票をいつまで保管すべきか

会社とは対照的に、個人（従業員）には源泉徴収票の法律上の保存義務はありません。もらった直後に捨ててしまっても、罰則を受けることは一切ありません。しかし、だからといってすぐに破棄するのは非常に危険です。

ここで、冒頭でお話しした「思わぬ落とし穴」について説明します。個人の場合、確定申告の修正申告や還付申告は、過去5年間にさかのぼって行うことが可能です。つまり、思わぬ医療費がかさんで医療費控除の還付申告をしようとした際、過去の源泉徴収票がないと手続きが完全にストップしてしまいます。

また、住宅ローンの審査や転職時の提出など、様々なライフイベントで急遽必要になることがあります。そのため、少なくとも5年間は手元に保管しておくのが最も安心な選択です。

正直なところ、紙の源泉徴収票を5年も綺麗に保管しておくのは少し面倒です。しかし、スマートフォンでスキャンしてPDF化しておくだけでも、いざという時の対応スピードが全く違ってきます。

会社と個人の書類保存ルールの違い

会社（事業者）

提出期限の翌年1月10日の翌日から7年間

税務調査時に過去の控除の正当性が証明できず、追徴課税のリスクがある

あり（所得税法により厳格に規定）

源泉徴収簿、扶養控除等申告書、配偶者控除等申告書など

個人（従業員）

義務はないが、確定申告の遡り期間に合わせて5年間の保管を推奨

還付申告や住宅ローン審査の手続きが遅れる（会社に再発行を依頼する手間が発生）

なし（破棄しても法的ペナルティはない）

源泉徴収票そのもの

住宅ローン審査での源泉徴収票トラブルと教訓

鈴木さん（34歳・IT企業勤務・東京都）は、念願のマイホーム購入のため住宅ローンの本審査に申し込むことになりました。銀行からは直近3年分の源泉徴収票の提出を求められましたが、彼は毎年年末調整が終わると「もう不要だ」と思い込み、すぐに源泉徴収票をシュレッダーにかけて破棄していました。

慌てて会社の総務部に再発行を依頼しましたが、時期はちょうど年末調整と賞与計算が重なる12月の超繁忙期。総務からは「対応には最低でも2週間かかります」と冷たく返答されてしまいました。鈴木さんは焦りました。

銀行の審査期限が迫る中、担当者に事情を説明して猶予をもらおうとしましたが、審査がストップしている間に、狙っていた優良物件を別の買い手に押さえられてしまう事態に。再発行された書類が届いた頃には、その物件は既に売約済みとなっていました。

この苦い経験から、鈴木さんは「源泉徴収票は最低5年間、専用のクリアファイルに絶対に残す」というルールを徹底するようになりました。翌年、別の物件でローンを組む際は、手元の書類ですぐに手続きを完了でき、無事に希望の家を購入できました。